¿Quiénes deben implementar el Documento Electrónico POS desde el 1 de julio?

La Resolución 000008 de la DIAN obliga al Grupo 3, incluyendo pequeños comerciantes, emprendedores y microempresas, a implementar el Documento Equivalente Electrónico POS a partir del 1 de julio de 2024.

Bogotá, junio de 2024 – La Resolución 000008 de la DIAN, emitida el 31 de enero de 2024, introduce cambios significativos que afectan directamente al Grupo 3 en relación con el Documento Equivalente Electrónico POS.

A continuación, Sovos Saphety Colombia presenta un análisis detallado sobre quiénes pertenecen a este grupo, cómo les afecta la nueva normativa y los beneficios que pueden obtener al cumplirla desde el 1 de julio.

¿Quiénes pertenecen al Grupo 3?

No declarantes del Impuesto sobre la Renta.  

• Pequeños comerciantes: tiendas de barrio, vendedores ambulantes y pequeños establecimientos comerciales, como peluquerías, ferreterías, papelerías o panaderías.

• Emprendedores: personas con nuevos proyectos o pequeñas empresas emergentes. Estas últimas son empresas recién establecidas con una estructura organizativa limitada, en crecimiento y en búsqueda de oportunidades en el mercado.

• Negocios con bajo nivel de facturación: las microempresas son las más pequeñas en términos de tamaño y volumen de ventas. Pueden ser operadas por una sola persona o contar con un pequeño equipo. Ejemplos incluyen consultorios médicos, talleres de reparación y pequeños restaurantes familiares.

¿En que afecta si no se implementa el Documento Electrónico POS?

De acuerdo con la compañía, la falta de implementación del Documento Electrónico POS puede afectar la adaptación tecnológica. Esto implica actualizar el software POS, configurar datos y parámetros, capacitar al personal y garantizar la integración con contabilidad y facturación. Además, los sujetos del Grupo 3 deben migrar de los tiquetes de máquina registradora con sistema POS al tiquete electrónico, lo que requiere ajustes en los sistemas y procesos internos.

“La DIAN aplicará multas a quienes no cumplan con el Documento Equivalente Electrónico POS. Estas sanciones pueden afectar tanto la operación como la reputación de las empresas. Es crucial que los sujetos del Grupo 3 se ajusten a la normativa para evitar posibles consecuencias financieras y legales”, comenta Alejandro Silva, gerente general de Sovos Saphety Colombia.

Beneficios para el Grupo 3

Según Sovos Saphety Colombia estos son los principales beneficios para el Grupo 3.

• Eficiencia y control: agiliza los procesos comerciales al eliminar la necesidad de tiquetes físicos, reduciendo los tiempos de impresión y entrega al cliente. Además, el POS electrónico minimiza errores manuales, transcripciones incorrectas y la pérdida de tiquetes, mejorando la precisión en las transacciones.

• Mayor transparencia: genera un registro detallado y digital de todas las operaciones de venta. Cada tiquete electrónico contiene información relevante que facilita la verificación de la legalidad y exactitud de las transacciones por parte de los contribuyentes y la DIAN.

• Competitividad: cumplir con la normativa mejora la imagen de las empresas ante sus clientes y socios comerciales, demostrando un compromiso con la modernización y la adopción de tecnologías eficientes. Las empresas que implementen el POS electrónico pueden destacarse en el mercado al ofrecer una experiencia más ágil y transparente.

¿Cómo pueden cumplir con la normativa?

Para cumplir con la normativa del Documento Equivalente Electrónico POS, los sujetos del Grupo 3 pueden seguir estos pasos: buscar asesoría especializada de proveedores tecnológicos, actualizar el software POS o adquirir sistemas compatibles con la generación de tiquetes electrónicos, capacitar al personal e integrar los tiquetes electrónicos con los sistemas de contabilidad y facturación.

“La implementación del Documento Equivalente Electrónico POS para el Grupo 3 representa una oportunidad para que los pequeños comerciantes, emprendedores y microempresas modernicen sus procesos y aumenten su eficiencia. En Sovos Saphety Colombia, estamos comprometidos a apoyar a estos contribuyentes en la transición, ofreciendo soluciones tecnológicas que simplifiquen la adopción de la nueva normativa y aseguren el cumplimiento de todos los requisitos establecidos por la DIAN,” concluye Silva.